Stichting Voortgezet Onderwijs Kennemerland

Hoe gaat het SVOK om met de privacy van haar personeelsleden? De Stichting Voortgezet Onderwijs Kennemerland (SVOK) waarin het Bonhoeffercollege, het Jac.P. Thijsse College en het Kennemer College samenwerken, hebben een reglement opgesteld ter bescherming van persoonsgegevens. Dit reglement ligt ter inzage op iedere locatie van de drie scholengemeenschappen. Hieronder vindt u een samenvatting van dit reglement met hierin de belangrijkste punten.

1. De SVOK wil in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens omgaan met de persoonsgegevens van personeelsleden.
2. De SVOK vraagt alleen persoonsgegevens voor zover nodig voor het aangaan en onderhouden van de arbeidsovereenkomst en voor de functievervulling en als dat voor de toepassing van wettelijke voorschriften nodig is.
3. De gegevens van personeelsleden zijn opgeslagen in digitale en schriftelijke vorm en wel in twee typen dossiers: een technisch dossier en een functioneel dossier.
4. Het technisch dossier wordt bewaard en beheerd bij de Stichting Regionaal Onderwijs Bureau (SROB) te Beverwijk. Het behelst zaken als sollicitatiebrief, akten van benoeming, naam adres, woonplaats, bewijzen van bekwaamheid, de salarisadministratie, enz.
5. Het functioneel dossier wordt bewaard door de schoolleiding en het bevat zaken als verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, persoonlijke correspondentie, enz.
6. Het technische dossier is toegankelijk voor de schoolleiding, de bevoegde medewerkers van de SROB en voor daartoe bevoegde administratief medewerkers.
7. Het functionele dossier is slechts toegankelijk voor de betrokkene en de schoolleiding dan wel de functionaris die door de schoolleiding gemandateerd is tot het houden van functioneringsgesprekken.
8. Ieder die persoonsgegevens van personeelsleden kan inzien heeft een geheimhoudingsplicht.
9. Personeelsleden kunnen zo nodig een kopie vragen van de persoonsgegevens. Zij kunnen ook verzoeken om bepaalde gegevens te corrigeren als ze onjuist zijn.
10. Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden, behalve wanneer een personeelslid daartoe toestemming heeft gegeven.
11. Persoonsgegevens worden maximaal twee jaar nadat een personeelslid de dienst heeft verlaten uit geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde bestanden verwijderd, behalve als wettelijke voorschriften dat verhinderen. Uitsluitend naam, adres en woonplaats worden in een geautomatiseerd bestand bewaard voor  reünieactiviteiten.
12. Het technische dossier wordt bewaard bij de SROB tot iemand de leeftijd van 65 jaar zal hebben bereikt: dit i.v.m. mogelijke vragen rond het pensioen.
13. Het functionele dossier wordt binnen twee jaar nadat iemand de dienst verlaten heeft, vernietigd.
14. In niet tot concrete personen herleidbare vorm kunnen gegevens uit de personeelsadministratie wel gebruikt worden voor statistische doeleinden.

Als een personeelslid een klacht heeft over de manier waarop SVOK of de school omgaat met persoonsgegevens, dan is de Klachtenregeling van de school van toepassing. Ook kan men zich wenden tot de door de SVOK in het leven geroepen commissie van toezicht. Voorzitter van die commissie is de voorzitter van het College van Bestuur (postbus 387, 1940 AJ Beverwijk).